VITAMIN WELLIN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

1. Johdanto

Vitamin Well on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvällä, turvallisella ja lainmukaisella tavalla. Tässä tietosuojakäytännössä, joka koskee jokaista meidän kanssamme jollakin tavalla asioivaa, määritetään, kuinka käsittelemme henkilötietojasi Vitamin Wellillä, ja mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä on.

Ellei toisin mainita, Vitamin Well Group, Garvargatan 9, 11221 Tukholma (”Vitamin Well”, ”me”, ”meitä” jne.) on henkilötietojen rekisterinpitäjä. Vitamin Welliin kuuluvat No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (mukaan lukien tavaramerkki Snackbros), Tyngre Distribution AB ja NOBE Drycker Stockholm AB sekä sivuliike Suomessa ja tytäryhtiöt Tanskassa, Norjassa, Saksassa, Ranskassa, Itävallassa, Puolassa, Espanjassa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Hongkongissa ja Yhdysvalloissa.

Vitamin Well on myös vapaaehtoisesti nimittänyt tietosuojavastaavan (Data Protection Officer, ”DPO”) tietosuojan varmistamiseksi. Jos sinulla on kysymyksiä, jotka koskevat sitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi tai kuinka voit käyttää oikeuksiasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen dpo@vitaminwell.se.

2. Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedot ovat mitä tahansa tietoja, jotka liittyvät tunnistettavaan tai tunnistettavissa olevaan henkilöön (”rekisteröity”), eli kaikki tiedot, joista henkilön voi tunnistaa. Esimerkkeihin kuuluvat nimet, sähköpostiosoitteet tai puhelinnumerot, jos ne voidaan yhdistää tiettyyn elossa olevaan fyysiseen henkilöön, mutta henkilötietoihin kuuluvat myös esim. valokuvat, joista henkilöt voidaan tunnistaa.

3. Mitä henkilötietojen ”käsittely” tarkoittaa?

Termi ”käsittely” kattaa kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toiminnot. Määritelmä on hyvin laaja, ja siihen sisältyvät kaikki tietojen käsittelyn muodot, niiden keruusta, tallentamisesta, säilyttämisestä ja muuttamisesta aina käyttöön, jakamiseen ja jopa poistamiseen saakka.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme, mitä tarkoituksia varten ja millä oikeusperusteilla?

4.1 Käsittelemme henkilötietoja, jotta voisimme toimeenpanna tai tehdä sopimuksen kanssasi:

  • Jos toimit yhtiömme lähettiläänä, olet antanut meille henkilötietoja, kuten yhteystietosi (esim. nimi, sosiaaliturvatunnus, osoite, puhelinnumero, pääsykoodi, sähköpostiosoite ja mahdollisesti pankkitilin numero), nimesi sosiaalisessa mediassa, vaatekokosi ja mahdollisesti myös valokuvia. Käytämme näitä tietoja toimeenpannaksemme kanssasi tekemämme sopimuksen, esim. toimittaaksemme korvauksen ja/tai lähettääksemme sinulle tuotteita tai tehdäksemme yhteistyötä tapahtumiin osallistumisen tai niiden järjestämisen ja muunlaisen markkinoinnin osalta. Sopimuksemme valvomiseksi ja seuraamiseksi käsittelemme myös esim. sosiaalisesta mediasta saatavia julkisia tietoja, kuten seuraajamääriä sekä toimintaa, joka liittyy tavaramerkkeihin, joiden lähettiläänä toimit.
  • Jos olet tehnyt kanssamme mallisopimuksen, olet antanut meille sellaisia tietoja kuin nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, pankkitilin numerosi sekä valokuvia ja videoita, joissa esiinnyt. Tietoja käytetään korvauksen toimittamiseksi sinulle sekä yhdistämään sisäisissä tietokannoissamme nimesi niihin valokuviin ja videoihin, joissa esiinnyt, sekä vastaaviin tapahtumiin, sekä tuotemerkkiemme ja tuotteidemme mainostamiseen.
  • Jos olet tehnyt kanssamme valokuvaajasopimuksen, olet antanut meille sellaisia tietoja kuin nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja pankkitilin numerosi. Me käsittelemme näitä tietoja korvauksen toimittamiseksi sinulle ja pystyäksemme yhdistämään sisäisissä tietokannoissamme nimesi ja siihen liittyvät valokuvat, videot ja tapahtumat.
  • Jos olet hyväksynyt ehtomme, jotka koskevat osallistumista järjestämäämme tapahtumaan, olet antanut meille henkilötietoja, kuten yhteystietosi (esim. nimi, sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero) ja mahdollisesti myös terveystietojasi (esim. vammat ja allergiat). Tarvitsemme nämä tiedot, jotta voimme järjestää ja toteuttaa tapahtuman turvallisesti. Koska otamme valokuvia ja kuvaamme videoita tapahtumissamme tulevia markkinointitarkoituksia varten, kuten sopimuksessa on määritetty, saatamme myös kerätä, muokata ja sosiaalisen median kautta jakaa valokuvia ja videoita, joissa olet näkyvillä ja joista sinut saatetaan tunnistaa.
  • Jos olet hyväksynyt ehtomme osallistuaksesi järjestämäämme arvontaan tai muuhun kilpailuun, olet antanut meille henkilötietojasi, kuten nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, nimesi sosiaalisessa mediassa ja mahdollisesti vastauksen (esim. valokuva tai video), josta sinut voidaan tunnistaa. Käytämme näitä tietoja mainoskampanjaan ja joissakin tapauksissa myös pohjana tuleviin mainoskampanjoihin. Jos palkintona on matka, käsittelemme myös tietoja, kuten kansallisuus- ja terveystietoja (esim. allergiat), jotka meidän on tiedettävä turvallisuussyistä.
  • Jos olet hyväksynyt ehdot, jotka koskevat sosiaalisen median, kuten valokuvan, videon, kuvatekstin tai muun tekstin, sisällön käyttöä, käsittelemme niihin liittyviä henkilötietoja tuotteidemme ja tavaramerkkiemme edistämiseksi.
  • Jos olet hakenut Vitamin Welliltä työpaikkaa, olet hakemuksessasi antanut meille henkilötietojasi, kuten yhteystietosi (esim. nimi, sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero) ja mahdollisia muita henkilötietoja (esim. valokuva). Käytämme näitä tietoja arvioidaksemme hakemustasi ja sopivuuttasi tehtävään, ts. ryhdymme pyytämiisi toimenpiteisiin ennen sopimuksen solmimista.
  • Jos olet tehnyt kanssamme sopimuksen tapahtuman sponsoroinnista, tuotteiden valmistamisesta tai muusta ammattimaisesta yhteistyöstä, olet antanut meille henkilötietoja, kuten yhteystietosi (esim. nimi, osoite, puhelinnumero, asema ja työnantaja). Käytämme näitä tietoja toimeenpannaksemme kanssasi tekemämme sopimuksen.

Oikeusperuste näiden sinuun liittyvien henkilötietojen käsittelylle on se, että käsittely on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai täyttämiseksi kanssasi.

4.2 Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme nojalla

  • Jos olet ilmaissut mielenkiintosi vastaanottaa tai olet rekisteröitynyt vastaanottamaan meiltä uutiskirjeitä (esim. Mynewsdeskin kautta), olet antanut meille henkilötietojasi, kuten nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Käytämme näitä tietoja lähettääksemme sinun kannaltasi merkityksellisiä uutisia ja lehdistötiedotteita.
  • Jos teet kanssamme yhteistyötä lähettiläänä tai jos olet mahdollinen lähettiläs, olet saattanut antaa meille henkilötietoja, kuten nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, nimesi sosiaalisessa mediassa, vaatekokosi ja valokuvasi, jotta voimme lähettää sinulle tuotteita ja tehdä yhteistyötä tapahtumiin osallistumisen ja muun markkinoinnin osalta. Saatamme myös tallentaa osan näistä tiedoista ja/tai sinua koskevia julkisia tietoja, kuten sosiaalisen median seuraajamäärät ja tavaramerkkeihimme liittyvät toimet, jotta voisimme aloittaa tällaisen yhteistyön tai tehdä lähettilässopimuksen kanssasi.
  • Jos olet rekisteröitynyt järjestämäämme tapahtumaan tai matkalle, olet antanut meille yhteystietojesi kaltaisia tietoja (esim. nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) ja mahdollisesti myös joitakin terveystietoja (esim. allergiat), jotka tarvitsemme turvallisuussyistä. Koska tällaisten tapahtumien luonteeseen kuuluu valokuvien ja videoiden ottaminen näkyvyys- ja markkinointitarkoituksessa, saatamme myös käsitellä materiaalia, josta sinut voidaan tunnistaa.
  • Jos olet ottanut meihin yhteyttä esittääksesi tuotteitamme koskevia kysymyksiä tai valituksia, olet antanut meille henkilötietojasi, kuten nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi sekä mahdolliset terveystiedot (esim. tuotteeseen liittyvät terveysasiat). Käytämme näitä tietoja vastataksemme kysymyksiisi, tutkiaksemme tuotteisiin liittyviä ongelmia, jäljittääksemme tai raportoidaksemme terveysriskejä, maksaaksemme korvauksia ja ehkäistäksemme petoksia, jotka perustuvat esim. perusteettomiin valituksiin ja korvausvaatimuksiin.
  • Jos käyt kotisivullamme ja hyväksyt evästeemme, hyväksyt, että keräämme mahdollisia henkilötietoja verkkokäyttäytymisen muodossa (esim. IP-osoitteesi, klikkaushistoriasi, selaushistoriasi jne.), kuten evästekäytännössämme on kuvattu. Analysoimme näitä tietoja yhdistetyssä ja pseudonymisoidussa muodossa tilastointitarkoituksia varten sekä optimoidaksemme kotisivuamme tuotteidemme ja tavaramerkkiemme markkinoimiseksi analysoimalla, missä kotisivujemme osissa käydään useimmin.
  • Jos päätät muuten ottaa meihin yhteyttä jonkin yleisen sähköpostiosoitteemme kautta (esim. info@nobealoevera.fi, joko yleisen kutsumme perusteella tai omasta aloitteestasi, ja sinulla on uusia makuja, tuotteita tai kampanjoita koskevia ideoita, annat meille henkilötietoja, joita käytämme vastataksemme sinulle ja arvioidaksemme sähköpostisi sisältöä.

Käsittelemme näitä henkilötietoja perustuen arvioomme, että käsittely on tarpeen oikeutetun etumme kannalta, jotta voimme markkinoida tuotteitamme ja tavaramerkkejämme sekä pysyä kilpailukykyisenä yrityksenä. Arviomme mukaan henkilötietojesi suojelemista edellyttävät etusi tai perusoikeutesi tai -vapautesi eivät tässä tapauksessa syrjäytä oikeutettua etuamme, koska olet itse tai jopa omasta aloitteestasi antanut meille henkilötietojasi, ja me käsittelemme näitä tietoja tarkoituksiin, joiden pitäisi olla odotuksiesi mukaisia.

Jos olemme solmineet sopimuksen mistä tahansa yllä olevista toiminnoista, siihen liittyvien henkilötietojen käsittelymme perustuu tuon sopimuksen täyttämiseen.

4.3 Lakisääteiset vaatimukset, yleinen etu ja suostumus

Meidän on ehkä käsiteltävä henkilötietojasi noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksia (esim. tietojen säilyttämistä koskevat velvoitteet) ja tuomioistuinten ja viranomaisten määräyksiä (esim. Ruotsin veroviranomainen). Myös laki tai julkinen etu saattaa edellyttää, että käsittelemme henkilötietoja tuoteongelmiin liittyen, jotta voisimme jäljittää ja valvoa mahdollisia terveysriskejä.

Lisäksi saatamme käsitellä henkilötietojasi suostumuksesi nojalla. Tällaisessa tapauksessa pyydämme suostumustasi etukäteen tiettyä tarkoitusta varten ja varmistamme, että se on vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ja siinä tapauksessa pyydämme sinua ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaamme. Huomaathan, että suostumuksen peruuttamista ei sovelleta takautuvasti jo suoritettuun käsittelyyn.

5. Ketkä ovat henkilötietojen vastaanottajia?

Henkilötietojasi käsittelevät, silloin ja siinä määrin kuin on tarpeellista, Vitamin Wellin työntekijät ja neuvonantajat, tavarantoimittajat, kumppanit ja jakelijat. Esimerkiksi tuotepäälliköillämme on pääsääntöisesti pääsy tuotteistamme tuleviin kysymyksiin ja valituksiin, kun taas henkilöstöosastomme käsittelee ensisijaisesti työntekijöiden tietoja.

Vitamin Well solmii tietojenkäsittelysopimuksia kolmansien osapuolten kanssa, jotka pääsevät käsiksi henkilötietoihin tai käsittelevät niitä puolestamme palvelujensa tai yhteistyön kautta. Täten vakuutamme, että kolmannet osapuolet, joiden kanssa työskentelemme, käsittelevät tietoja samalla laillisella ja suojatulla tavalla kuin mekin.

Vitamin Wellillä on tällä hetkellä sisar- ja tytäryhtiöitä Norjassa, Tanskassa, Saksassa, Ranskassa, Itävallassa, Puolassa, Espanjassa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Hongkongissa ja Yhdysvalloissa sekä sivuliike Suomessa, ja se jatkaa kansainvälistä laajentumista. Työskentelemme kumppanien ja jakelijoiden kanssa monissa maissa Euroopan unionin (”EU”) ja Euroopan talousalueen (”ETA”) sisä- ja ulkopuolella, ja meidän täytyy ehkä myös jakaa henkilötietoja mm. palveluntarjoajien ja lakineuvojien kanssa, jotka eivät sijaitse EU-/ETA-alueella.

Tämä tarkoittaa sitä, että henkilötietojasi saatetaan siirtää EU-/ETA-maiden ulkopuolelle. Tällaiset siirrot perustuvat mahdollisuuksien mukaan Euroopan komission tekemiin riittävyyspäätöksiin ja muutoin ensisijaisesti välillämme solmitun sopimuksen suorittamiseen. Muissa tapauksissa henkilötietojesi siirto kolmanteen maahan riippuu riittävistä suojatoimista, kuten vakiosopimuslausekkeista. Poikkeustapauksissa voimme myös tehdä tällaisia siirtoja nimenomaisen suostumuksesi, yleisen edun mukaisten tärkeiden syiden tai oikeudellisten vaateiden hallinnoinnin perusteella tai suojellaksemme sinun tai jonkun toisen elintärkeitä etuja.

6. Käsitteleekö Vitamin Well erityisiä henkilötietoryhmiä?

Vitamin Well ei koskaan käsittele arkaluontoisia tietoja, kuten rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista vakaumusta tai seksuaalista suuntautumista koskevia tietoja. Joissakin tapauksissa meidän on kuitenkin turvallisuussyistä ja rajoitetun ajan kerättävä ja käsiteltävä terveystietoja, kuten tietoja, jotka koskevat allergioita tai muita sairauksia, joista meidän on tiedettävä, kun järjestämme matkoja tai koulutustilaisuuksia. Tällaiset tiedot poistetaan aina heti, kun tarkoitusta, jota varten ne on kerätty, ei enää päde.

7. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

7.1 Kun käsittelemme henkilötietoja sopimuksen nojalla

Säilytämme henkilötietojasi sopimuksen voimassaolon ajan ja poistamme ne, kun sopimus päättyy. Seuraavia poikkeuksia kuitenkin sovelletaan:

Jos laki edellyttää meitä sopimuksen päätyttyä säilyttämään tai luovuttamaan henkilötietojasi, kuten työsuhdetietojasi, säilytämme tietoja niin kauan ja siinä määrin kuin laki vaatii tai tuomioistuin tai viranomainen määrää.

Valokuvia tai videoita ei automaattisesti poisteta pyynnöstä tai tietyn tapahtuman jälkeen, mutta niitä käytetään sopimuksemme mukaisesti.

Jos olet oma-aloitteisesti hakenut Vitamin Welliltä työpaikkaa, säilytämme henkilötietosi kuuden kuukauden ajan alkaen hakemuksesi päivämäärästä, jotta voimme ottaa yhteyttä sinuun, jos sopiva työpaikka avautuu. Jos olet hakenut meiltä työpaikkaa saamatta sitä, poistamme hakemuksen ilmoitettuamme sinulle, että sinua ei ole valittu, ellemme yhdessä sovi toisin.

7.2 Kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme nojalla

Uutiskirjeet: Säilytämme henkilötietosi niin kauan kuin olet rekisteröitynyt ja kiinnostunut saamaan uutiskirjeemme. Voit peruuttaa uutiskirjeemme milloin tahansa.

Yhteistyö/lähettiläät: Säilytämme henkilötietosi niin kauan kuin epämuodollinen yhteistyömme jatkuu tai niin kauan kuin henkilökohtainen profiilisi on tarkoituksenmukainen markkinointitarkoituksiimme.

Tapahtumat: Säilytämme henkilötietosi, kunnes tapahtuma päättyy. Valokuvia ja videoita tapahtumasta ei kuitenkaan poisteta automaattisesti, kun tapahtuma päättyy, vaan niitä voidaan käyttää niin kauan kuin ne ovat tarkoituksenmukaisia markkinointitarkoituksiimme.

Tuotteita koskevat kysymykset ja valitukset: Käsittelemme henkilötietoja kahden vuoden ajan niiden keräämisen jälkeen tehdäksemme kysymyksiä ja valituksia koskevia tilastollisia analyyseja, tutkiaksemme, jäljittääksemme ja raportoidaksemme mahdollisia terveysriskejä tai tuoteongelmia, valvoaksemme ja parantaaksemme asiakaspalveluamme, maksaaksemme korvauksia ja ehkäistäksemme petoksia (esim. perusteettomia korvausvaatimuksia).

Verkkosivustolla kävijät: Käsittelemme henkilötietojasi, kunnes kieltäydyt sivustomme evästeitä.

Ideat jne: Käsittelemme kaikki pyytämättä saadut henkilötiedot niin kauan kuin se on meidän kannaltamme tarkoituksenmukaista.

8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeutesi?

Sinulla on paljon oikeuksia rekisteröitynä. Ensinnäkin sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietojasi hallussamme on. Voit myös pyytää, että oikaisemme sinua koskevat paikkansapitämättömät tiedot, poistamme tiedot, jotka eivät enää ole merkityksellisiä, ja että siirrämme tiedot. Sinulla on aina oikeus tehdä valitus tietosuojalautakunnalle.

Lisäksi voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Huomaathan, että tällainen pyyntö voi tarkoittaa sitä, että emme voi enää täyttää velvoitteitamme sinua kohtaan, ja että poistaminen ei koske valokuvia tai videoita, joita käytetään sopimuksemme mukaisesti.

Jos olemme tehneet kanssasi sopimuksen, voit myös saada kopion henkilötiedoista, joita olet antanut meille digitaalisessa muodossa. Jos käsittelemme tietojasi oikeutettujen etujemme nojalla, voit vastustaa käsittelyä koska tahansa.

Jos sinulla on oikeuksiesi käyttämistä koskevia kysymyksiä, ota yhteyttä tietosuojavastaavamme osoitteessa dpo@vitaminwell.se.

9. Muuta

Tätä tietosuojakäytäntöä päivitetään säännöllisesti, jotta se vastaisi liiketoimintaamme ja noudattaisi sovellettavaa lainsäädäntöä, ts. Ruotsin lainsäädäntöä ja yleisen tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679) vaatimuksia. Tämä versio on viimeksi päivitetty. maaliskuuta 2019.