VITAMIN WELLIN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

1. Johdanto

Vitamin Well on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvällä, turvallisella ja lainmukaisella tavalla. Tässä tietosuojakäytännössä, joka koskee jokaista meidän kanssamme jollakin tavalla asioivaa, määritetään, kuinka käsittelemme henkilötietojasi Vitamin Wellillä, ja mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä on.

Ellei toisin ilmoiteta, Vitamin Well AB, rek.nro 556701–6505, Garvargatan 9, 11221 Tukholma (”Vitamin Well”, ”me”, ”meille”) on rekisterinpitäjä, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja tavat. Vitamin Welliin kuuluvat No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (mukaan lukien tavaramerkki Snackbros), Tyngre Distribution AB ja NOBE Drycker Stockholm AB sekä sivuliike Suomessa ja tytäryhtiöt Tanskassa, Norjassa, Saksassa, Puolassa, Espanjassa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Hongkongissa ja Yhdysvalloissa (”Vitamin Well -konserni”).

Vitamin Well on myös vapaaehtoisesti nimittänyt tietosuojavastaavan (Data Protection Officer, ”DPO”) tietosuojan varmistamiseksi. Jos sinulla on kysymyksiä, jotka koskevat sitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi tai kuinka voit käyttää jäljempänä kuvattuja oikeuksiasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen dpo@vitaminwell.se.

2. Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedot ovat mitä tahansa tietoja, jotka liittyvät tunnistettavaan tai tunnistettavissa olevaan henkilöön (”rekisteröity”). Ne voivat siis olla mitä tahansa tietoja, joiden avulla henkilö voidaan tunnistaa. Esimerkkeihin kuuluvat nimet, sähköpostiosoitteet tai puhelinnumerot, jos ne voidaan yhdistää tiettyyn elossa olevaan fyysiseen henkilöön, mutta henkilötietoihin kuuluvat myös esim. valokuvat, joista henkilöt voidaan tunnistaa.

3. Mitä henkilötietojen ”käsittely” tarkoittaa?

Termi ”käsittely” kattaa kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toiminnot. Määritelmä on hyvin laaja, ja siihen sisältyvät kaikki tietojen käsittelyn muodot, niiden keruusta, tallentamisesta, säilyttämisestä ja muuttamisesta aina käyttöön, jakamiseen ja jopa poistamiseen saakka.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme, mitä tarkoituksia varten ja millä oikeusperusteilla?

4.1 Käsittelemme henkilötietoja, jotta voisimme toimeenpanna tai tehdä sopimuksen kanssasi

  • Jos olet tehnyt kanssamme sopimuksen tapahtuman sponsoroinnista, tuotteiden valmistamisesta tai muusta ammattimaisesta yhteistyöstä, olet antanut meille henkilötietoja, kuten yhteystietosi (esim. nimi, osoite, puhelinnumero, asema ja työnantaja). Käytämme näitä tietoja toimeenpannaksemme kanssasi tekemämme sopimuksen.
  • Jos toimit yhtiömme lähettiläänä, olet antanut meille henkilötietoja, kuten yhteystietosi (esim. nimi, osoite, puhelinnumero), nimesi sosiaalisessa mediassa, vaatekokosi ja mahdollisesti myös valokuvia. Käytämme näitä tietoja toimeenpannaksemme kanssasi tekemämme sopimuksen, esim. lähettämällä sinulle tuotteita tai tekemällä yhteistyötä tapahtumiin osallistumisen tai niiden järjestämisen ja muunlaisen markkinoinnin osalta. Sopimuksemme ja investointimme tuoton valvomiseksi ja seuraamiseksi käsittelemme myös esim. sosiaalisesta mediasta saatavia julkisia tietoja, kuten seuraajamääriä sekä toimintaa, joka liittyy tavaramerkkeihin, joiden lähettiläänä toimit.
  • Jos olet hyväksynyt ehtomme, jotka koskevat osallistumista järjestämäämme tapahtumaan, olet antanut meille henkilötietoja, kuten yhteystietosi (esim. nimi, osoite ja puhelinnumero) ja mahdollisesti myös terveystietojasi (esim. allergiat). Tarvitsemme nämä tiedot, jotta voimme järjestää ja toteuttaa tapahtuman turvallisesti. Koska otamme valokuvia ja kuvaamme videoita tapahtumissamme tulevia markkinointitarkoituksia varten, kuten sopimuksessa on määritetty, saatamme myös kerätä, muokata ja sosiaalisen median kautta jakaa valokuvia ja videoita, joissa olet näkyvillä ja joista sinut saatetaan tunnistaa.
  • Jos olet hakenut Vitamin Welliltä työpaikkaa, olet hakemuksessasi antanut meille henkilötietojasi, kuten yhteystietosi (esim. nimi, osoite ja puhelinnumero) ja mahdollisia muita henkilötietoja (esim. valokuva). Käytämme näitä tietoja arvioidaksemme hakemustasi ja sopivuuttasi tehtävään, ts. ryhdymme pyytämiisi toimenpiteisiin ennen sopimuksen solmimista.

Oikeusperuste näiden sinuun liittyvien henkilötietojen käsittelylle on se, että käsittely on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai täyttämiseksi kanssasi. Tämä tarkoittaa sitä, että meidän on ehkä irtisanottava sopimus, jotta voisimme poistaa tiedot tai muuten rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä pyynnöstäsi.

4.2 Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme nojalla

  • Jos olet ilmaissut mielenkiintosi vastaanottaa tai olet rekisteröitynyt vastaanottamaan meiltä tiettyjä aiheita koskevia uutiskirjeitä (esim. Mynewsdeskin kautta), olet antanut meille henkilötietojasi, kuten nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Käytämme näitä tietoja lähettääksemme sinulle kohdennettuja ja kannaltasi merkityksellisiä uutisia ja lehdistötiedotteita.
  • Jos olet rekisteröitynyt tai lähettänyt vastauksen järjestämäämme kilpailuun, olet antanut meille henkilötietojasi, kuten nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, nimesi sosiaalisessa mediassa ja/tai vastauksesi (esim. valokuva tai video), josta sinut voidaan tunnistaa. Käytämme näitä tietoja arvioidaksemme vastaustasi, nimetäksemme voittajan ja myöntääksemme palkinnon. Jos palkintona on matka, käsittelemme myös tietoja, kuten passisi numeroa ja tärkeitä terveystietoja (esim. allergiat), jotka meidän on matkanjärjestäjinä tiedettävä turvallisuussyistä.
  • Jos teet kanssamme yhteistyötä lähettiläänä tai jos olet mahdollinen lähettiläs, olet saattanut antaa sosiaalisessa mediassa tai sähköpostitse meille henkilötietoja, kuten yhteystietosi (esim. nimi, osoite ja puhelinnumero, sähköpostiosoite, nimi sosiaalisessa mediassa, vaatekoko ja valokuvat), jotta voisimme lähettää sinulle tuotteita ja tehdä yhteistyötä tapahtumiin osallistumisen ja muun markkinoinnin osalta. Jos olet mahdollinen lähettiläämme, olemme myös saattaneet kerätä osan näistä tiedoista tai sinua koskevia julkisia tietoja, kuten sosiaalisen median seuraajamäärät ja tavaramerkkeihimme liittyvät toimet, jotta voisimme aloittaa tällaisen yhteistyön tai tehdä lähettilässopimuksen kanssasi.
  • Jos olet rekisteröitynyt järjestämäämme tapahtumaan, olet antanut meille yhteystietojesi kaltaisia tietoja (esim. nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) ja mahdollisesti myös joitakin terveystietoja (esim. allergiat), jotka tarvitsemme turvallisuussyistä ja jotka saatamme antaa hoitohenkilökunnalle. Koska tällaisissa tapahtumissa otetaan yleensä valokuvia ja kuvataan videoita tulevia markkinointitarkoituksia varten, saatamme myös kerätä, muokata ja jakaa valokuvia ja videoita, joista sinut voidaan tunnistaa.
  • Jos olet ottanut meihin yhteyttä esittääksesi tuotteitamme koskevia kysymyksiä tai valituksia, olet antanut meille henkilötietojasi, kuten yhteystietosi (esim. nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) sekä mahdollisia lisätietoja (esim. tuotteeseen liittyvät terveysasiat). Käytämme näitä tietoja vastataksemme kysymyksiisi, tutkiaksemme tuotteisiin liittyviä ongelmia, jäljittääksemme tai raportoidaksemme terveysriskejä, maksaaksemme korvauksia ja ehkäistäksemme petoksia/huijauksia, jotka perustuvat esim. korvausvaatimuksia sisältäviin toistuviin ja perusteettomiin valituksiin.
  • Jos käyt kotisivullamme ja hyväksyt evästeemme, hyväksyt, että keräämme mahdollisia henkilötietoja verkkokäyttäytymisen muodossa (esim. IP-osoitteesi, klikkaushistoriasi, selaushistoriasi jne.), kuten evästekäytännössämme on kuvattu. Analysoimme näitä tietoja yhdistetyssä ja pseudonymisoidussa muodossa tilastointitarkoituksia varten sekä optimoidaksemme kotisivuamme tuotteidemme ja tavaramerkkiemme markkinoimiseksi analysoimalla, missä kotisivujemme osissa käydään useimmin.
  • Jos päätät muuten ottaa meihin yhteyttä jonkin yleisen sähköpostiosoitteemme kautta (esim. info@nobealoevera.fi), joko yleisen kutsumme perusteella tai omasta aloitteestasi, ja sinulla on uusia makuja, tuotteita tai kampanjoita koskevia ideoita, annat meille henkilötietoja, joita käytämme vastataksemme sinulle ja arvioidaksemme sähköpostisi sisältöä.

Käsittelemme näitä henkilötietoja perustuen arvioomme, että käsittely on tarpeen oikeutetun etumme kannalta, jotta voisimme markkinoida tuotteitamme ja tavaramerkkejämme sekä pysyä kilpailukykyisenä markkinoilla. Arviomme mukaan henkilötietojesi suojelemista edellyttävät etusi tai perusoikeutesi tai -vapautesi eivät tässä tapauksessa syrjäytä oikeutettua etuamme, koska olet itse tai jopa omasta aloitteestasi antanut meille henkilötietojasi, ja me käsittelemme näitä tietoja tarkoituksiin, joiden pitäisi olla odotuksiesi mukaisia.

4.3 Lakisääteiset vaatimukset, yleinen etu ja suostumus

Meidän on ehkä käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voisimme noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia (esim. tietojen säilyttämistä koskeva velvollisuus) ja noudattaa viranomaisten määräyksiä (esim. Ruotsin veroviranomainen). Myös laki tai julkinen etu saattaa edellyttää, että käsittelemme henkilötietoja tuoteongelmiin liittyen, jotta voisimme jäljittää ja valvoa mahdollisia terveysriskejä.

Lisäksi saatamme käsitellä henkilötietojasi suostumuksesi nojalla. Tällaisessa tapauksessa pyydämme suostumustasi etukäteen tiettyä tarkoitusta varten ja varmistamme, että se on vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ja siinä tapauksessa pyydämme sinua ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaamme.

5. Ketkä ovat henkilötietojen vastaanottajia?

Henkilöt, joilla on pääsy henkilötietoihisi, ovat Vitamin Well -konsernin valtuutettuja työntekijöitä, joiden on päästävä tietoihin voidakseen suorittaa työtehtävänsä. Esimerkiksi tuote- ja asiakaspäälliköillämme on pääsy tuotteitamme koskeviin kysymyksiin ja valituksiin. Henkilötietoja saatetaan käsitellä myös konsernin sisäisten ja ulkopuolisten IT-asiantuntijoiden ja muiden palveluntarjoajien toimesta, mikäli se on liiketoiminnan harjoittamisen kannalta tarpeen.

Vitamin Well on tehnyt tiedonkäsittelysopimukset palveluntarjoajien kanssa, joilla palveluidensa kautta on pääsy henkilötietoihin tai jotka käsittelevät niitä meidän tarkoituksiamme varten ja meidän ohjeidemme mukaisesti. Näillä sopimuksilla varmistamme, että palveluntarjoajamme, kuten esim. digitaalikaupan tukijärjestelmän tarjoajamme, käsittelevät tietoja samalla laillisella ja turvallisella tavalla kuin mekin.

Vitamin Wellillä on tällä hetkellä sisar- ja tytäryhtiöitä Norjassa, Tanskassa, Saksassa, Puolassa, Espanjassa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Hongkongissa ja Yhdysvalloissa sekä sivuliike Suomessa. Noudatamme samoja tiukkoja EU:n tietosuojalakeja kaikissa yhtiöissämme, ja tietojasi käsitellään pääasiassa Euroopan unionin alueella (”EU”) tai Euroopan talousalueella (”ETA”). Meidän on ehkä myös siirrettävä henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten palveluntarjoajille ja neuvonantajille, jotka sijaitsevat EU:n/ETA-alueen ulkopuolella. Tällaiset siirrot toteutetaan käyttäen tietosuojalainsäädännön edellyttämiä asianmukaisia suojatoimia, kuten tiedonkäsittelysopimuksia.

6. Käsitteleekö Vitamin Well erityisiä henkilötietoryhmiä?

Vitamin Well ei koskaan käsittele arkaluontoisia tietoja, kuten rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista vakaumusta tai seksuaalista suuntautumista koskevia tietoja. Joissakin tapauksissa meidän on kuitenkin turvallisuussyistä kerättävä ja käytettävä terveystietoja, kuten tietoja, jotka koskevat allergioita tai muita sairauksia, joista meidän on tiedettävä, kun järjestämme matkoja ja koulutustilaisuuksia.

7. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

7.1 Kun käsittelemme henkilötietoja sopimuksen nojalla

Säilytämme henkilötietojasi sopimuksen voimassaolon ajan ja poistamme ne, kun sopimus päättyy. Tätä koskevat kuitenkin seuraavat poikkeukset:

Jos laki edellyttää meitä sopimuksen päätyttyä säilyttämään tai luovuttamaan henkilötietojasi, kuten työsuhdetietojasi, säilytämme tietoja niin kauan ja siinä määrin kuin laki vaatii tai viranomainen määrää.

Valokuvia tai videoita järjestämistämme tapahtumista ei poisteta automaattisesti tapahtuman jälkeen, vaan niitä voidaan myös käyttää markkinointitarkoituksiin tulevaisuudessa. Materiaali poistetaan, kun se ei ole enää näiden tarkoitusten kannalta olennaista. Arkaluontoiset tiedot, kuten allergia- ja muut terveystiedot, poistetaan aina heti, kun tapahtuma on päättynyt.

Jos olet hakenut Vitamin Welliltä työpaikkaa, säilytämme henkilötietojasi kuuden kuukauden ajan alkaen hakemuksesi päivämäärästä, jos kyseessä oli avoin hakemus. Säilytämme hakemuksen, jotta voisimme ottaa yhteyttä, jos sopiva työpaikka avautuu.

Jos olet hakenut meiltä tiettyä työpaikkaa saamatta sitä, poistamme hakemuksen ilmoittaessamme sinulle, että sinua ei ole valittu, elleivät osapuolet yhdessä sovi toisin.

7.2 Kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme nojalla

Uutiskirjeet: Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin itse päätät olla rekisteröityneenä uutiskirjeitämme varten tai ilmaiset mielenkiintosi niitä kohtaan. Voit peruuttaa uutiskirjeemme milloin tahansa.

Kilpailut: Säilytämme henkilötietojasi, kunnes kyseessä oleva kilpailu päättyy, yleensä palkinnon myöntämiseen saakka. Jos palkintona on matka, poistamme tiedot, kun matka päättyy.

Yhteistyö/lähettiläät: Säilytämme henkilötietosi yhteystietojen muodossa niin kauan kuin epävirallinen yhteistyömme jatkuu tai niin kauan kuin henkilökohtainen profiilisi vastaa yhtiömme ja tuotteidemme profiilia.

Tapahtumat: Säilytämme henkilötietosi yhteystietojen muodossa, kunnes tapahtuma päättyy. Valokuvia ja videoita tapahtumasta ei kuitenkaan poisteta automaattisesti, kun tapahtuma päättyy, vaan niitä voidaan myös käyttää markkinointitarkoituksiin tulevaisuudessa. Materiaali poistetaan, kun se ei ole enää näiden tarkoitusten kannalta olennaista.

Tuotteita koskevat kysymykset ja valitukset: Käsittelemme meille lähettämässäsi sähköpostissa antamiasi henkilötietoja kahden vuoden ajan sähköpostin lähetyspäivämäärästä alkaen. Säilytämme tietoja tehdäksemme kysymyksiä ja valituksia koskevia tilastollisia analyyseja; tutkiaksemme, jäljittääksemme ja raportoidaksemme mahdollisia terveysriskejä tai tuoteongelmia; valvoaksemme ja parantaaksemme asiakaspalveluamme; maksaaksemme korvauksia ja ehkäistäksemme petoksia, jotka perustuvat esim. korvausvaatimuksia sisältäviin toistuviin ja perusteettomiin valituksiin.

Verkkosivustolla kävijät: Käsittelemme henkilötietojasi evästeiden avulla kerätyn verkkokäyttäytymisen muodossa niin kauan kuin hyväksyt nämä evästeet verkkosivustoillamme.

Ideat jne: Käsittelemme henkilötietoja, joita saatat antaa meille omasta aloitteestasi, kun lähetät meille uusia makuja, tuotteita ja kampanjoita koskevia ideoita, mikäli ne ovat kannaltamme merkityksellisiä.

Arkaluontoiset tiedot, kuten terveystiedot, poistetaan aina heti, kun ne eivät enää ole tarpeen sen tarkoituksen kannalta, jota varten ne kerättiin, ts. kun järjestämämme tapahtuma tai matka on päättynyt.

Kun käsittelymme oikeusperuste on suostumus, poistamme tiedot heti, kun peruutat suostumuksesi. Huomaa, että oikeudellasi peruuttaa suostumuksesi ei ole takautuvaa vaikutusta.

8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeutesi?

Sinulla on useita oikeuksia, joita voit rekisteröitynä käyttää.

Ensinnäkin sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietojasi hallussamme on. Voit myös pyytää meitä korjaamaan sinua koskevia virheellisiä tietoja ja poistamaan tiettyjä tietoja, jotka eivät enää ole tarpeen niiden tarkoitusten kannalta, joita varten ne kerättiin. Sinulla on aina oikeus tehdä valitus tietosuojalautakunnalle.

Lisäksi voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Huomaa, että tällainen pyyntö saattaa tarkoittaa sitä, että emme ehkä pysty enää täyttämään mahdollisia velvollisuuksiamme sinua kohtaan.

Jos käsittelemme tietojasi sinun suostumuksellasi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Siinä tapauksessa, tai jos olemme tehneet kanssasi sopimuksen, voit myös saada kopion henkilötiedoista, joita olet antanut meille digitaalisessa muodossa. Jos käsittelemme tietojasi oikeutettujen etujemme nojalla, voit vastustaa käsittelyä koska tahansa.

Jos sinulla on oikeuksiesi käyttämistä koskevia kysymyksiä, ota yhteyttä tietosuojavastaavamme osoitteessa dpo@vitaminwell.se.

9. Muuta

Tätä tietosuojakäytäntöä päivitetään säännöllisesti, jotta se vastaisi liiketoimintaamme ja noudattaisi sovellettavaa lainsäädäntöä, ts. Ruotsin lainsäädäntöä ja yleisen tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679) vaatimuksia. Tätä versiota on viimeksi päivitetty 13. marraskuuta 2018.